Zmiany w polityce rachunkowości 2026: KSeF i nowe progi

Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się w 2026 r. obowiązkowy, a jego wdrażanie przebiega etapami zależnie od skali sprzedaży jednostki. Dla polityki rachunkowości KSeF jest czymś więcej niż zagadnieniem podatkowym: zmienia realny obieg dokumentów źródłowych, sposób ich wystawiania, odbioru i archiwizacji. To z kolei dotyczy sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, który art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości nakazuje opisać w dokumentacji przyjętych zasad.

Powiązanie polityki rachunkowości z KSeF nie polega na przepisywaniu przepisów podatkowych do dokumentu spółki, lecz na odwzorowaniu faktycznego procesu w części opisującej sposób prowadzenia ksiąg i obieg dokumentów: skąd jednostka pobiera faktury, jak je identyfikuje (numer KSeF), kto je dekretuje i jak są przechowywane. Jeżeli dokument nadal opisuje wyłącznie papierowy lub e-mailowy obieg faktur, staje się niespójny z rzeczywistością, a to jedna z typowych uwag biegłego rewidenta i kontroli.

W praktyce w polityce warto wskazać, że fakturą sprzedaży jest faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF, oraz określić moment uznania jej za wystawioną i otrzymaną zgodnie z zasadami systemu. Po stronie zakupu opisuje się sposób pobierania faktur z KSeF i ich włączania do obiegu wewnętrznego (dekretacja, akceptacja merytoryczna). Te zapisy łączą wymóg podatkowy z wymogiem rachunkowym dotyczącym dowodów księgowych.

Drugi blok zmian w polityce rachunkowości 2026 dotyczy progów wielkościowych. Nowelizacja ustawy o rachunkowości z 2024 r. podniosła wartości graniczne decydujące o statusie jednostki mikro i małej, co rozszerza krąg spółek mogących korzystać z uproszczeń sprawozdawczych i ewidencyjnych. Status ten ustala się na podstawie kryteriów z art. 3 ustawy o rachunkowości i to on przesądza o zakresie dozwolonych uproszczeń, które zapisuje się w polityce.

Jednostka mikro (art. 3 ust. 1a UoR) to jednostka, która nie przekracza co najmniej dwóch z trzech progów: suma bilansowa 2 000 000 zł, przychody netto ze sprzedaży 4 000 000 zł oraz średnioroczne zatrudnienie 10 osób. Jednostka mała (art. 3 ust. 1c UoR) nie przekracza co najmniej dwóch z trzech progów: suma bilansowa 33 000 000 zł, przychody netto 66 000 000 zł oraz średnioroczne zatrudnienie 50 osób. Wartości te podajemy według stanu na 2026 r. Przed zastosowaniem zweryfikuj aktualne brzmienie przepisów.

Samo mieszczenie się w progach nie wystarczy. Stosowanie uproszczeń przewidzianych dla jednostki mikro lub małej wymaga decyzji (uchwały) organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe; w spółce z o.o. jest nim zgromadzenie wspólników. Polityka rachunkowości powinna powoływać tę uchwałę i jednoznacznie opisywać, z których uproszczeń jednostka faktycznie korzysta. Szczegóły kwalifikacji i przykładowe zapisy znajdziesz we wzorze polityki dla jednostki mikro.

Aktualizacja polityki rachunkowości w 2026 r. nie wymaga pisania dokumentu od nowa. Wystarczy przegląd kilku obszarów, które najczęściej dezaktualizują się po zmianach KSeF i progów. Poniższa lista wskazuje punkty, które warto sprawdzić w każdej spółce na pełnych księgach.

Najbardziej czasochłonna w aktualizacji jest nie sama zmiana merytoryczna, lecz ręczne przeszukiwanie dokumentu i pilnowanie spójności między częścią o obiegu faktur, statusem jednostki a zakładowym planem kont. Dlatego politykę rachunkowości warto utrzymywać w narzędziu, które zna zależności między tymi elementami.

Generator PolitykaPro pozwala wygenerować politykę rachunkowości dla spółki na pełnych księgach z uwzględnieniem KSeF i aktualnych progów mikro/małej. Gotowy dokument pobierzesz w formacie Word (DOCX). Korzystanie z kreatora wymaga założenia konta, dzięki czemu zapisujemy postęp i historię Twoich dokumentów. Płatność jest jednorazowa, bez abonamentu.

Gdy przepisy się zmienią, Twój dokument otrzymuje status „wymaga aktualizacji”, a przejście na nową wersję ustawy to jedno kliknięcie, bez pisania od nowa i bez dopłat. Darmowe aktualizacje po zmianie prawa są wpisane w model usługi. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, z jednego konta zaktualizujesz politykę dla wielu obsługiwanych spółek, korzystając z rabatu biurowego po weryfikacji konta. To wygodny sposób na utrzymanie zgodności całego portfela klientów po wejściu KSeF i zmianie progów.